ايميل ها در قالب فايل هاي HTML ساخته و ارسال مي شوند. استفاده از قالب HTML در ساختار ايميل ها، طرح بندي ظاهري آن ها را آسان كرده است. مثلا هنگام نوشتن يك ايميل، مي توان از فونت هاي متنوع با اندازه هاي مختلفي استفاده كرد و به خوانايي آن افزود. امروزه بيشتر برنامه هاي مديريت ايميل (مثل Outlook)، امكاناتي را در اختيارتان مي گذارند كه با استفاده از آنها مي توانيد، ايميل هايتان را قالب بندي كنيد. اين ويژگي ها به طور معمول در منو يا نوار ابزار Fromat قرار دارند.